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減少SAP License 授權(quán)許可支出的3種方法
2021年03月05日
SAP ERP軟件是市場上較昂貴的管理系統(tǒng)之一，許多企業(yè)仍然把他們的SAP License 許可授權(quán)當(dāng)作一個(gè)黑匣子，不知道它是如何工作的；企業(yè)面臨著保護(hù)其SAP軟件資產(chǎn)投資和有效管理SAP License 等難題。大部分企業(yè)在SAP系統(tǒng)的License 授權(quán)上花費(fèi)眾多，但很多公司不知道消耗了哪些License ，也不知道每個(gè)用戶需要哪些License 。
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SAP系統(tǒng)的客戶認(rèn)為當(dāng)前的SAP License 授權(quán)許可模式難以理解或計(jì)算，但有一個(gè)相似之處是相同的，SAP是根據(jù)分配的授權(quán)來計(jì)算License 授權(quán)許可的。鑒于上述情況，不管是由于缺乏對(duì)SAP系統(tǒng)的了解還是分配授權(quán)的方法的不當(dāng)，導(dǎo)致許多企業(yè)傾向于給業(yè)務(wù)用戶的SAP賬號(hào)分配比需要更多的授權(quán)。如果企業(yè)能夠了解每個(gè)業(yè)務(wù)用戶的SAP系統(tǒng)使用情況，他們就能夠優(yōu)化授權(quán)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化他們的License 授權(quán)許可證。
我們建議企業(yè)在購買額外的SAP License 許可證之前，建議遵循以下三個(gè)關(guān)鍵操作，確定是否需要新的許可證，以實(shí)現(xiàn)顯著的IT預(yù)算節(jié)約。
1. SAP系統(tǒng)之間合并賬號(hào)
很多企業(yè)并不知道SAP的License 授權(quán)是基于"員工"而非"用戶賬號(hào)"的，企業(yè)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是為給同一名員工分配多個(gè)SAP License 賬號(hào)，導(dǎo)致了License 重復(fù)計(jì)費(fèi)。
在大多數(shù)情況下，訪問多個(gè)SAP系統(tǒng)應(yīng)用只需要一個(gè)許可證即可。通過將同一用戶在多個(gè)SAP系統(tǒng)應(yīng)用中的組合，可以減少License 數(shù)量，多余的License 可以將其分配給其他用戶，以節(jié)省更多成本。建議采用一種通用的方法來命名用戶賬號(hào)，比如采用員工編號(hào)或者員工電子郵件作為的用戶賬號(hào)名組合來避免重復(fù)；另外，企業(yè)應(yīng)該在合并用戶賬號(hào)名后投入一些時(shí)間檢查合并結(jié)果，例如尋找相似的名字，避免在創(chuàng)建合并用戶賬號(hào)時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2.定期處理不活躍賬號(hào)
通過定期刪除不活躍和休眠用戶，將這些釋放出來的多余License 重新分配給新員工，實(shí)現(xiàn)License 資源即時(shí)的節(jié)約。當(dāng)組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或者員工不斷調(diào)整的情況下，正確管理他們的SAP License 許可很重要，可確保企業(yè)不會(huì)為不再為不活躍的賬號(hào)支付License 使用費(fèi)。
SAP系統(tǒng)中存在些一年只訪問系統(tǒng)幾次的用戶賬號(hào)，此類的用戶賬號(hào)卻被分配到昂貴的Professional 或者 Limit Professional License 賬號(hào)類型。識(shí)別出此類的不活躍用戶是釋放License 的另一個(gè)途徑，檢查SAP系統(tǒng)用戶賬號(hào)的最后一次登錄系統(tǒng)的時(shí)間，并通過設(shè)置一個(gè)閾值，根據(jù)閾值來監(jiān)控用戶，并在用 戶沒有達(dá)到閾值定期鎖定或者失效該賬號(hào)（按照每90天一個(gè)周期執(zhí)行），這些License 許可證可以在未來 重新分配給新員工。
3.對(duì)賬號(hào)分類并更改License 類型
企業(yè)IT部門應(yīng)定期檢查SAP用戶賬號(hào)并進(jìn)行分類，避免將任何未分類的用戶賬號(hào)都設(shè)置為專 業(yè)類型的License 許可。除了開發(fā)賬號(hào)外，專業(yè)類型賬號(hào)是最貴的License 許可證選項(xiàng)，專業(yè)許可證類型的費(fèi) 用大約是雇員自助服務(wù)許可證類型的25倍。
建議企業(yè)業(yè)務(wù)部門根據(jù)員工的SAP賬號(hào)實(shí)際使用情況進(jìn)行評(píng)估，確保不會(huì)出現(xiàn)授權(quán)不足或授權(quán)過度的情況。
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